ihr wolltet schon immer einmal wissen, wie es so war, sich mit dem bürokratischen Verwaltungsapperat der Sowjetunion auseinander zu setzen oder wie sich in etwa die Hauptcharaktere von Franz Kafkas „Der Prozeß“ und „Das Schloss“ gefühlt haben müssen?
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| All der Stress für ein paar Stempel |
Was nun folgt soll so eine Art Leitfaden für all die Leidtragenden sein, welche die schwere Bürde auf sich genommen haben, ein Visum für ihren Freiwilligendienst in Brasilien zu organisieren. Oder vielleicht habt ihr auch einfach nur Bock, einmal mit zu verfolgen,
Gleich vorneweg: Ich stelle hier keinen Anspruch darauf, dass dies hier die richtige Anleitung sein soll. Ich kann nur von meinen eigenen Erfahrungen berichten und wie es bei mir funktioniert hat. Vielleicht hilft es ja dem ein oder anderen trotzdem dabei, sich zu orientieren.
Okay, zwei wichtige Dinge, die ihr erst einmal braucht: Zeit und Geld - Haha! Zeit für die ganze Behördenrennerei und Geld für Beglaubigungen, Übersetzungen, Porto et cetera. Das Visum an sich soll kostenlos sein, was aber eher ein gut gemeinter Scherz sein soll. Warum, werdet ihr gleich lesen...
In Deutschland gibt es insgesamt drei sogenannte Konsularbezirke der brasilianischen Botschaften: München, Frankfurt am Main und Berlin. Da ich in Sachsen-Anhalt gewohnt habe, fiel mir der Konsularbezirk für Berlin zu und dementsprechend musste ich mein Visum dort einreichen.
Für mein Visum brauchte ich insgesamt 14 Dokumente. Sieben aus Brasilien und sechs aus Deutschland sowie den Visumsantrag (Ja, ich weiß, in euren Dokumenten von den Freunden könnte etwas anderes drinstehen).
Brasilianische Dokumente
Aus Brasilien brauchte ich folgende Dokumente:
- Ein Einladungsschreiben zur Aufnahme der beabsichtigten Tätigkeit
- eine schriftliche Beschreibung meines künftigen Arbeitsplatzes und meiner Aufgaben
- eine Verpflichtungserklärung für meinen Unterhalt und die Kosten meiner medizinischen Versorgung sowie meiner Rückreise aufzukommen
- Gründungsurkunden und Satzung/Gesellschaftsvertrag, Ernennungsurkunde der jeweils amtierenden Leitung
- einen Nachweis der Mitgliedschaft im jeweiligen Rat für Sozialhilfe des Bundes/Bundesstaates/der Gemeinde
- einen Nachweis über einen ordnungsgemäßen Vollzeitbetrieb
- eine Bestätigung darüber, in welchem Zeitraum mein Arbeitsverhältnis mit der Einrichtung währt
Am besten ist es, so schnell wie möglich der Einsatzstelle eine Mail zu schreiben, dass sie die Unterlagen postal zukommen lassen sollen. Dass eine Bestätigung über den Zeitraum meiner Arbeitszeit benötigt wurde, fand ich erst heraus, als ich in bei der Botschaft mein Visum einreichte, was zu nervigen Telefonaten und Emailverkehr führte. Also, am besten alles in einem Abwasch! Die Dokumente mussten alle von brasilianischer Seite aus notariell beglaubigt und mit der Unterschrift des Präsidenten der Einrichtung versehen sein.
Dokumente aus Deutschland
So jetzt kommt die Rennerei! Aus Deutschland benötigte ich sechs weitere Dokumente sowie den Antrag fürs Visum. Im Folgenden möchte ich die jeweiligen Amtswege für sie einzeln erörtern, damit es möglichst ersichtlich ist, was für welches Dokument benötigt wird (ich habe nämlich trotz Unterstützung der Freunde und mit Informationen von ehemaligen Freiwilligen einiges falsch gemacht und oft den Überblick verloren).
Geburtsurkunde
Da ihr irgendwann einmal auf die Welt gekommen seid, besitzt ihr oder besitzen eure Eltern eine Geburts- oder Abstammungsurkunde über euch. Das war der einfachste Weg bei mir. Die brauchte ich einfach nur ganz normal in schwarz-weiß kopieren und mit meinem Visa-Antrag einreichen. Beglaubigungen etc. wurden nicht benötigt.
Wer keine Geburtsurkunde besitzt, kann sie sich bei einem Standesamt ausstellen lassen.
Reisepass
Als nächstes brauchte ich eine beglaubigte Kopie meines Reisepasses. Dafür ging ich zu einem Notar und ließ mir lediglich die Seiten kopieren, die persönliche Informationen enthielten!
Rein theoretisch gäbe es auch die Möglichkeit, den Reisepass beim Bürgerbüro kopieren zu lassen. Dort muss jedoch immer der komplette Pass (auch mit allen leeren Seiten) kopiert werden. Wer das machen würde, bezahlt sich später aufgrund der hohen Seitenanzahl bei Beglaubigung und Übersetzung dumm und dämlich, weswegen ich dringend davon abrate!
Mit der notariell beglaubigten Kopie musste ich danach zum Landgericht, um das Dokument überbeglaubigen zu lassen. Das bedeutet, dass das Landgericht überprüfte, ob die Unterschrift des Notars echt war und er zu seiner Amtshandlung befugt war.
Danach musste ich das Dokument von einem beeidigten Übersetzer ins Portugiesische übersetzen lassen, sodass die brasilianischen Behörden auch etwas damit anfangen konnten. Ich ließ das Dokument bei Petra Dietrich übersetzen, die mir von anderen Freiwilligen empfohlen wurde und mir zum Glück auch mit Ratschlägen im Behördendschungel zur Seite stand (www.petradietrich.de). Wer weiterhin nach Übersetzern sucht, wird mit etwas Glück beim Bund Deutscher Übersetzer fündig (http://suche.bdue.de/). Frau Dietrich ließ dann die Übersetzung beim Landgericht in Berlin noch einmal überbeglaubigen.
Nun musste das Dokument von den brasilianischen Behörden legalisiert werden. Das bedeutet, dass der brasilianische Staat das Dokument prüft und als für die brasilianische Bürokratie gebrauchsfähig anerkennt. Das musste ich bei der brasilianischen Botschaft in Berlin machen lassen, da das Dokument in dem Konsularbezirk von Berlin ausgestellt wurde. Ich bin da persönlich vorbeigegangen, da ich gleich alle Dokumente zusammen legalisieren ließ, um danach sofort mein Visum einzureichen.
Okay, der Reisepass ist fertig für‘s Visum!
Meldebescheinigung
Eine Meldebescheinigung gab es für mich beim Bürgerbüro meines Wohnortes. Am besten sollte man auf der Internetseite seiner Stadt vorbei schauen, ob man sich online einen Termin ausstellen lassen kann. Dann hat man nicht so lange Wartezeiten.
Danach musste das Dokument überbeglaubigt werden, was bei einer Landesverwaltungsbehörde geschah - in meinem Fall beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt, Referat Hoheitsangelegenheiten, Gefahrenabwehr, Ausländerangelegenheiten. Mitunter wird der Dienst auch Ausstellen einer Apostille genannt.
Danach ging es wie auch schon beim Reisepass zur Übersetzung bei Frau Dietrich, Überbeglaubigung der Übersetzung beim Landgericht in Berlin mittels Frau Dietrich und zur Legalisation bei der brasilianischen Botschaft in Berlin.
Bingo, das Ding wäre abgehakt!
Arbeits-/Abschlusszeugnis
Die von meiner Fachschule offiziell herausgegebene Kopie des Abschlusszeugnisses meiner Berufsausbildung musste ich beim Landesverwaltungsamt einreichen, von wo aus sie dann zum Landesschulamt weitergereicht wurde, um die Unterschriften überprüfen zu lassen. Danach ging es wieder zum Landesverwaltungsamt zurück, wo sie den benötigten Stempel bekam.
Danach das Übliche: Übersetzung bei Frau Dietrich, Überbeglaubigung der Übersetzung beim Landgericht in Berlin und Legalisation bei der brasilianischen Botschaft in Berlin. Soweit, so gut.
Führungszeugnis
Ein einfaches Führungszeugnis gab es für mich beim Bürgerbüro meines Wohnortes. Dort gab ich an, dass das Dokument beim Bundesamt für Justiz überbeglaubigt werden sollte. Irgendwann wurde es mir dann mit der Post zugeschickt.
Achtung! In der Regel darf ein Führungszeugnis nicht älter als drei Monate sein, damit die brasilianischen Behörden es akzeptieren. Kümmert euch also am besten eher zum Schluss eurer Behördenrennerrei darum!
Übersetzung bei Frau Dietrich, Überbeglaubigung der Übersetzung beim Landgericht in Berlin und Legalisation bei der brasilianischen Botschaft in Berlin erfolgten hier genauso.
Versicherungschreiben
Die Insurance Confirmation war bei mir so ein bisschen der kleine Außenseiter im fröhlichen Dokumentengespann. Das Schreiben hatte ich von den Freunden zugeschickt bekommen und da es in Detmold ausgestellt wurde, fiel es in den Konsularbezirk für Frankfurt am Main und musste somit dort legalisiert werden.
Ich habe es zunächst vom ortsansässigen Notar Herrn Doktor Michael Haack beglaubigen lassen, der es dann weiter ans Landgericht zur Überbeglaubigung schickte, bevor es dann wieder bei mir im Briefkasten landete.
Ich schickte es weiter an die brasilianische Botschaft in Frankfurt am Main zur Legalisation. Was wichtig ist, ist dem Schreiben ein Beleg hinzuzufügen, dass die Gebühr für die Legalisation gezahlt wurde sowie einen frankierten Umschlag, sodass das Dokument weitergesendet werden kann.
Nun musste die Insurance Confirmation zu einem anderen Übersetzer. Da das Dokument auf Englisch und Deutsch verfasst war und ich jemanden brauchte, der es ins Portugiesische übertragen sollte, brauchte ich einen beeidgten Übersetzer für eben diese drei Sprachen. Eine von meinen Co-Freiwilligen verwies mich an Frau Isabel Meyke (http://www.isabelmeyke.de/), welche die Übersetzung für mich dankenswerterweise erledigte und weiter an Frau Dietrich sandte, die alle Dokumente zusammen für die Überbeglaubigung beim Landgericht in Berlin einreichte.
Visumsantrag
Als ich alle Dokumente zusammen hatte, ging ich auf die Internetseite der brasilianischen Botschaft, um meinen Visumsantrag auszufüllen und drucken zu können (https://scedv.serpro.gov.br/frscedv/index.jsp). Ein Passfoto musste auch mit drauf.
Das ganze Dokumentenbündel habe ich dann bei der Botschaft in Berlin persönlich eingereicht und dann hieß es erst einmal Warten. Nach ein paar Wochen bekam ich einen Anruf, dass alles genehmigt wurde und so schickte ich meinen Reisepass (natürlich mit frankierten Rückumschlag) zur Botschaft, wo mir der heißersehnte Aufkleber reingeklebt wurde. In der Regel kann der Bearbeitungsprozess bis zu acht Wochen dauern, nachdem alle Dokumente eingereicht sind.
Insgesamt habe ich bestimmt gute 600 € bis 700 € gelassen für die ganzen Behördenrennereinen und Übersetzungen. So genau möchte ich das gar nicht wissen. Mir die ganzen Dokumente zu besorgen, dauerte ungefähr vier Monate. Außerdem war es mitunter sau nervig, da ich oft nicht wusste, was ich genau zu tun hatte.
Auf der Internetseite der jeweiligen brasilianischen Botschaft findet man unter dem Stichwort VITEM 1 noch einmal alles aufgezählt, was benötigt wird (hoffentlich aktuell). Außerdem hatte mir Frau Dietrich geholfen, wenn ich gar nicht mehr weiter wusste. Und jetzt haltet euch fest...
Weiter geht es in Brasilien
Auf dem Aufkleber in meinem Reisepass steht folgendes drauf: „Innerhalb von einer Frist von 30 Tagen muss die Anmeldung bei der brasilianischen Bundespolizei erfolgen.“
Als ich dann endlich angekommen war, wandte ich mich an die Leute aus meiner Einrichtung, ob sie mir bei der Anmeldung behilflich sein könnten. Die Erfordernisse sollen von Bezirk zu Bezirk unterschiedlich ausfallen, habe ich mir sagen lassen. Also besser nachfragen, wer betroffen ist!
Ich musste mich zunächst einmal online bei der Bundespolizei anmelden, um mir einen Antrag auszudrucken und einen Termin geben zu lassen sowie zwei Rechnungen für die Banco do Brasil.
Danach ging ich zum Fotografen, der mir zwei Passbilder nach brasilianischen Maßstäben anfertige.
Dann zur Banco do Brasil, wo die beiden Rechnungen in bar bezahlt werden mussten.
Von da aus weiter zu einem brasilianischen Notar, der nochmal meinen Reisepass kopierte und beglaubigte. Benötigt wurden hier wieder lediglich alle Seiten mit persönlichen Informationen.
Anderntags ging es dann zur Bundespolizei, die ihren Sitz zwei Stunden mit dem Bus entfernt hatte, um die Anmeldung zu vollführen. Zum Schluss gab es einen Stempel im Reisepass sowie eine Art vorläufigen Ausweis, der in drei Monaten abermals bei der Bundespolizei erneuert werden muss.
Bem-vindo no Brasil!
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